HABILIDADES Y FUNCIONES DEL WEDDING & EVENT PLANNER

Written by Tatiana Ortiz

January 7, 2021

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El rol de planeador de bodas y eventos ha venido tomando mucha fuerza en los últimos años. Los inicios de esta actividad, tanto en Latinoamérica, Reino Unido y parte de Europa datan del año 2000, cuando comenzamos a ver con frecuencia a personas diferentes a los anfitriones y meseros, dando control y atención  a los eventos. Sin embargo, esta actividad surge en los Estados Unidos en la década de los 50 donde era considerada como una “carga/problema” para las parejas, en el caso de las bodas; pues dado el cambio de paradigma en cuanto al rol de la mujer en la sociedad, estas empiezan a tener menos tiempo para dedicarse a menesteres tales como la organización de sus eventos sociales (bodas, cumpleaños, celebraciones en general), surgiendo la necesidad de delegar tales actividades en otras personas. Es así, como surge el planeador de eventos. Si bien es cierto que fueron las mujeres quienes empezaron a dedicarse al negocio de organización de eventos hoy día es una actividad que la desempeñan hombres  y mujeres por igual.

Las Bodas de los 50´s

Aunque en algunos países esta industria no está formalmente constituida como sector económico independiente, es cierto que ha tomado gran fuerza en todo el mundo. Esto abrió paso a las instituciones que hoy tienen programas de entrenamientos en esta materia, impartidos por expertos. Personalmente, además de la experiencia que logré en las empresas en las que laboré, tomé varios cursos especializados con INIBEP, que te avalan como planner a nivel internacional. También he tenido mentorías con Indira Fodor, (planeadora y productora de eventos de lujo y directora de Florida Events Academy) quien me ha aterrizado un poco más en nuestra apertura en Houston. Ella me recomendó este libro, que es la Biblia del planeador de bodas, The Wedding Planner and Organizar – Mindy Weiss, (si te interesa adquirirlo puedes hacerlo en el link que se activa en el nombre) y si, es buenísimo!!!. Como en la vida y en otras profesiones, en la industria de Bodas y Eventos también se aprende a diario y tomo de cuanto curso virtual veo que me aportaría a mi profesión.

Hoy después de la experiencia y el conocimiento adquirido, me atrevo a compartir con ustedes los habilidades y funciones básicas del Wedding & Event Planner. Este post le va a servir mucho a los clientes que muchas veces dudan de este servicio, por desconocer el objetivo e importancia de este rol y a las personas interesadas en hacer parte de esta industria como planeadores.

Habilidades:

  1. Organizar, Planear, Dirigir: desde la entrevista con nuestro cliente hasta el cierre del evento para el que fuimos contratados, estas palabras serán las protagonistas de nuestra gestión. Todo absolutamente todo debe estar acorde a un plan establecido con el cliente y con los proveedores o aliados. De esta forma le ayudaras a los clientes de una forma sistemática a llevar su evento a cabo, acorde a sus ideas, sueños y expectativas.
  2. Asesorar, apoyar, ser creativos: Muchos clientes llegan a ti con ideas claras de lo que quieren para su evento en cuanto al diseño; si ellos te lo permiten puedes aportarles tus ideas para que se junten y sea el Gran Día; sin embargo necesitaran de tu apoyo para llevar a lo real esas ideas y es cuando tu como profesional los asesoras y apoyas en la ejecución de su evento. También recibirás clientes que te entregan completamente  sus eventos y es donde más sale en juego nuestra creatividad, con sus gustos básicos buscas diseñarles un momento único, una experiencia inolvidable. En todos los casos siempre hay que estar muy pero muy atento a todo lo que conversemos con ellos ya que de esa forma conoceremos a fondo sus gustos y necesidades reales lo que te permitirá inspirarte y ayudarles a diseñar y ejecutar un momento único y exclusivo para su evento.
  3. Resolución de Problemas: si bien es cierto que todo seguramente lo tendremos planeado para nuestro evento, siempre habrán sorpresas y por sencillas que sean debemos estar en condiciones de solucionarlas de la mejor forma. Mucho mejor si lo logramos y nuestros clientes no lo notan. No te sorprendas cuando un cliente te pregunta si fue que hiciste magia, porque algunas veces casi que nos toca.
  4. Habilidades para negociar: Los clientes te van a agradecer que los apoyes en toda la gestión de proveedores para lograr el éxito de sus eventos; pero te amaran si logras negociaciones que les ahorren tiempo, dinero y estrés que al final se traducirá en tranquilidad para vivir a plenitud el día de su evento.
  5. Ser Empático: Teniendo en cuenta que como Wedding & Event Planner más que un servicio vendemos experiencias, debemos ser muy receptivos, observadores y escuchar muy bien  desde la primera sentada con nuestro cliente. En ese camino surgirán altos y bajos que como profesionales debemos manejar de la mejor manera y lograr el éxito de nuestros eventos de una forma tranquila.

Las tareas específicas del profesional de bodas y eventos van a depender de la magnitud del mismo y de las necesidades reales del cliente. Sin embargo les comparto algunas que casi siempre se cumplen en todos los eventos: (también dependerá del tipo de servicio que ofrezcas)

  • Diseño y Estilo del evento
  • Planeador de tareas y actividades
  • Cronograma del proyecto
  • Creación y seguimiento de presupuestos
  • Consecución y Coordinación de proveedores
  • Asesoría en tramites legarles (Notarias / Iglesias)
  • Entrega de Invitaciones
  • Confirmación de Invitados
  • Logística de trasporte y hospedaje de novios e invitados
  • Layout del montaje del evento
  • Elaboración y manejo de Minuto a Minuto de proveedores de todos los eventos inherentes a la fecha.
  • Coordinación de montaje y desmontaje de eventos
  • Servicios de Bridal Assistant (Bodas)
  • Protocolo del evento – Atención a Invitados
  • Organización de Eventos PRE y POST Boda

Como vemos, son muchas las responsabilidades con las que carga tu planner y muchas las habilidades que debe tener para poder cumplirte a satisfacción. Como toda actividad tiene su ciencia y muchas veces damos por hecho que es una tarea sencilla que cualquiera puede hacer. Mi consejo es que como cliente dejes tus eventos solo en manos de profesionales y si quieres emprender en este mundo, te prepares, aprendas y así ofrecerás servicios con calidad.

Este es el libro que relaciono en la parte de arriba, para los que esten interesados en adquirirlo, lo hagan a traves de este link:

Como siempre, un fuerte abrazo y un lindo día!

TOT

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6 Comments

  1. Rosa Sandoval

    Interesante y muy completo

    Reply
    • Tatiana Ortiz

      Súper!! Muchas Gracias por tomarte el tiempo y comentarnos 🙂
      Estamos atentos si necesitas ayuda con el tema.
      Abrazo!

      Reply
  2. Maria Paula Gallego

    Tati, estudie negocios intenacionales y turismo y amo los eventos. Me gusta como abordas los temas y quisiera ser parte de tu equipo. Te puedo enviar mi hoja de vida? También quisiera tomar estudios especificos. Solo he escuchado de Inibep.

    Reply
    • Tatiana Ortiz

      Wow!!! Gracias por tu comentario. Para nosotros es muy satisfactorio que alguien con tu preparación quisiera ser parte de nuestro grupo. Por ahora en COL las operaciones ha disminuido mucho por la pandemia pero enviame tu HV y claro que te tengo en cuenta. tortiz@teventosctg.com. Estas en Cartagena cierto?.
      Con respecto a tus estudios pues yo te recomiendo INIBEP porque alli me certifiqué yo y he tomado otros cursos con ellos, muy buenos. Sin embargo hay otras academias que también podrias invetigar: FLorida Events Academy, ejemplo. Aprovecha que ahora todo esta siendo virtual.
      Un abrazo
      Tot

      Reply
  3. KS

    Excelente blog y información que se abona para aprender.

    Reply
    • Tatiana Ortiz

      Thanks! 🙂

      Reply

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